Die Verzeichnisstruktur zur Ablage meiner Unterlagen zu finanziellen Dingen, die steuerrelevant sind, sieht so aus:

'Rechnungen IN' enthält die elektronisch verfügbaren Rechnungen, die an mich gestellt werden, also für mich Ausgaben bedeuten.
'Rechnungen OUT' enthält die Rechnungen, die ich anderen stelle. Das ist der übersichtlichere Teil... ;-)

Alle Einnahmen und Ausgaben (genauer: Ein- und Auszahlungen) in einem Kalenderjahr erfasse ich in zwei Excel-Sheets:
          
Der Leser kann sich bei Interesse die Excel-Sheets hier downloaden (Einnahmen und Ausgaben). Da die jeweiligen Anteile der Mehrwertsteuer (Vor- bzw. Umsatzsteuer) automatisch errechnet und angezeigt werden, helfen mir diese beiden Dateien beim Anwendungsfall: Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung am Ende jedes Monats.

Kontoauszüge von Privat- und Geschäftskonten hole ich mir per Onlinebanking und lege sie - in einem Unterverzeichnis für die jeweilige Bank - unter der jeweiligen Kontonummer ab:

              

Die Konditionen der Parkbank waren am besten, deshalb gleich zwei Konten dort ;-)

Kontoauszugs-Dateien haben meist recht kryptische Namen, deshalb habe ich mich auf diese Konvention geeinigt:
Die ersten beiden Datumsangaben (im Beispiel 2010-02-06 und 2010-03-05) benennen Anfang und Ende des Zeitfensters für den Auszug, bei einigen Banken haben die Auszüge fortlaufende Nummern.

Da die Kontoauszüge meist (nur) im PDF-Format verfügbar sind und ich gern alle Konten im Blick haben möchte, übertrage ich die Transaktionen in ein Excel-Sheet. Das ist nicht sehr erquickend, hilft mir aber beim Anwendungsfall: Prüfen der Transaktionen auf Privat- und Geschäftskonto.

Als Einstieg in mein multimediales Archiv nutze ich dieses Verzeichnis:

• Alles, was man hören kann, versuche ich in dieser Struktur unterzubringen:

  
  
  Anfangs hatte ich eine rein alphabetische Gliederung. Beim Stöbern nach klassischer Musik liefen mir jedoch viel zu viele zeitgenössische Stücke und Alben über den Weg und umgekehrt. Deshalb sind die Sachen, die sich ihrem Inhalt nach deutlich von anderen abgrenzen lassen, in eigene [Kategorie]-Verzeichnisse gewandert. Diese sind mit dem 'Genre'-Tag in MP3-Dateien vergleichbar.
  
  Es gibt einen wesentlichen Grund, weswegen ich mich um Ordnung in der Audio-Abteilung bemühe. Das ist der Anwendungsfall: Abspielen eines bestimmten Audio-Stückes (oder mehrerer).
  
  Das funktioniert gut, wenn man z.B. den Namen des Interpreten kennt. Wenn es darum geht, 'Rock'-ige Stücke aus den Achtzigern zuammenzusuchen, hilft mir diese Hierarchie nicht weiter.

• Unbewegte Bilder aus der Kamera lege ich hier ab:

  
  
  Auch hier ist der wichtigste Anwendungsfall: Finden von Fotos, die zu einem bestimmten Anlass entstanden sind.
  Wenn ich bestimmte Fotos suche, fällt mir am ehesten ein, wann ich sie ungefähr gemacht habe. Daher der Einstieg über die Kalenderjahre. Als nächstes gab es meistens einen Anlass. Den verklauseliere ich zusammen mit dem genauen Datum im Verzeichnisnamen. Darunter liegen dann die Fotos.
  

• Bewegte Bilder (DVD's, TV-Mitschnitte etc.) landen hier:

  
  
  Auch hier ist der wichtigste Anwendungsfall: Finden eines bestimmten Videomaterials, um es abzuspielen.
  
  Wenn ich aber bspw. aus allen GEO-Reportagen eine auswählen will, um sie mir anzuschauen... Schicht im Schacht. Man kann den Namen der 'Infotainment'-Unterverzeichnisse nicht ansehen, auf welchem Sender die entsprechenden Sendungen gelaufen sind oder ob sie zu der Sendereihe gehören, die man sucht.

Mein Kalender 'Auf einen Blick' ist ein Excel-Sheet. Es kommt ohne Makros aus, markiert alle gesetzlichen Feiertage in Abhängigkeit des ausgewählten Bundeslandes. Ist das Jahr rum, kann man es in eine neue Datei kopieren, gibt an einer (!) Stelle die neue Jahreszahl ein und hat sofort einen neuen Kalender. Weitere Hinweise zur Benutzung stehen auf einem der Arbeitsblätter in der Datei selbst.

   Download Kalender.xls

Ich nutze den Kalender hauptsächlich für die Anwendungsfälle: Projekteinsatz planen und Urlaub planen. Man sieht nahezu das gesamte Jahr auf einen Blick (abhängig von der Zoom-Einstellung) mit den gesetzlichen Feiertagen, die im aktuell ausgewählten Bundesland gelten.

Was an anderen Stellen zu einem Kalenderdatum gespeichert ist - bspw. die Arbeitszeit während eines Projektes - sehe ich von hier aus nicht. Man könnte eine Verknüpfung zu den Excel-Dateien mit den erfassten Arbeitszeiten hinterlegen. Da tun sich allerdings neue Probleme auf: Was ist, wenn ich an einem Tag für mehrere Projekte gearbeitet habe? Im Kalender steht nur eine Zelle pro Tag für Eingaben zur Verfügung...

Im Laufe der Zeit sammeln sich doch einige Schriftstücke an, die man immermal wieder brauchen kann. In Fachzeitschriften finden sich CDs/DVDs mit Fachartikeln und Software zum Installieren. Bei Büchern kann ich mich dem Trend zum eBook nicht verschließen. Daher sehe ich zunächst das, wenn ich vor meiner virtuellen Bibliothek stehe:

Ein eBook ist - wie jedes andere Buch auch - recht gut zu finden, wenn man etwas über seinen Inhalt weiß. Die nächste Frage ist, ob es etwas zu irgendeinem Produkt oder einer Technologie ist oder ob ein Thema behandelt wird, ohne dass ein konkretes Produkt oder eine Technologie im Vordergrund steht.

An den 'Ästen' dieses Verzeichnis-'Baumes' könnten dann solche 'Blätter' wie unten gezeigt die entsprechenden Dateien enthalten:

Der Anwendungsfall: Finden von Literatur zu einem bestimmten Thema ist recht gut möglich und führt in den meisten Fällen auch zum Erfolg.

Spätestens wenn jedoch die Bücherflut zu einem speziellen Thema stark anwächst, würde man sich eine weitere Verfeinerungsebene anlegen, bspw. mit dem Verlag oder den Namen der Autoren etc. Im Moment hilft mir diese Hierarchie beim Finden von Büchern eines bestimmten Autors nicht weiter.

Know How (dt.: 'Gewusst wie') ist heute eine der wichtigsten Ressourcen in der Wertschöpfung eines Unternehmens. Know How ist auch das wichtigste Kapital externer Berater. Sie tragen es in das Unternehmen, um den - unter Umständen schon eingefahrenen und nicht mehr hinterfragten - Prozessen mehr Schwung zu geben, sie effektiver und effizienter zu machen.
Grund genug, es ständig parat zu haben. Man muss (und kann) schließlich nicht alles wissen, man muss nur wissen, wo es steht.

Es soll hier nur die Kategorie '- Themen -' exemplarisch herausgegriffen werden. Dieses Verzeichnis enthält u.a. auch das Thema 'Requirements Engineering'. Der Unterschied zur Bibliothek zu diesem Thema ist schlicht der, dass in der Bibliothek explizit - für die Publikation erstellte - Schriftstücke gespeichert sind, während hier eigene Erfahrungen mit Tools, Tagungsunterlagen, Hinweise zu speziellen Methodiken etc. abgelegt sind.

Der wichtigste Anwendungsfall: Finden von Know How zu einem bestimmten Thema ist schon deshalb nicht optimal, weil viel Know How auch in Büchern und anderen Publikationen steckt. Diese Bibliothek steht jedoch an anderer Stelle (s.o.) und hier als Informationsquelle nicht 'automatisch' zur Verfügung.

• Egal, wie man seine Verzeichnishierarchie gestaltet: Es kann immer passieren, dass semantisch zusammengehörende Informationen an den 'Ästen' oder sogar 'Blättern' VERSCHIEDENER Verzeichnisbäume zu liegen kommen.
  
  eBooks zum Thema 'Requirements Engineering' liegen hier ...
  
  
  
  ... und KnoffHoff zum selben Thema woanders.
  
  


• Auf einer Verzeichnisebene sollte immer nur EINE Frage beantwortet werden (hier: Wie lautet der Anfangsbuchstabe des Interpreten?). Werden mehrere Fragen gestellt (hier zusätzlich: In welches Genre fällt das Stück?), müssen sich die Antworten syntaktisch irgendwie unterscheiden.
  
  - Musik ist nach den Anfangsbuchstaben der Interpreten sortiert.
  - Stücke einzelner, spezieller Genres stehen stehen in '[<Genre>]'-Unterverzeichnissen.